Persönliche Assistenz (m/w/d) für Künstlerin

Ort: Berlin
Beschäftigungsart: ca. 20 Stunden/Woche auf Honorarbasis
Startdatum: Ab Januar 2025

Zur persönlichen Unterstützung der Künstlerin suchen wir ab sofort eine Persönliche Assistenz (m/w/d), die mit Organisationstalent, Flexibilität und einem hohen Maß an Empathie im kreativen und akademischen Umfeld agiert.

Der Arbeitsaufwand liegt durchschnittlich bei 20 Stunden pro Woche, kann jedoch je nach Bedarf variieren. Die Arbeitszeiten sind flexibel und erfolgen nach beiderseitigem Einverständnis und Absprache auf Honorarbasis.

Ihre Aufgaben:
• Terminplanung und -koordination: Eigenständige Organisation und Verwaltung des Terminkalenders, inklusive der Abstimmung von Terminen und Besprechungen.
• Reiseplanung und -organisation: Selbstständige Planung und Buchung von Geschäftsreisen, inkl. Hotels, Flügen und Transport.
• Koordination akademischer Tätigkeiten: Unterstützung bei der Organisation von Lehraufträgen und akademischen Vorträgen
• Verfassen von Empfehlungsschreiben: Erstellen von präzisen und professionellen Empfehlungsschreiben für Studierende
• Vorbereitung von Jury Sitzungen: Vorbereitung von Unterlagen und Erstellen von Portfolios für Sitzungen und Besprechungen
• Koordination von Handwerkern und Dienstleistern: Beauftragung und Überwachung von externen Handwerkern und Dienstleistern für Reparaturen oder spezielle Dienstleistungen (z. B. Elektro, Reinigung).
• Erledigung persönlicher Angelegenheiten, z.B. Besorgungen, diverse Terminvereinbarungen, sowie Arzttermine, Postangelegenheiten

Ihr Profil:
Abgeschlossenes Studium oder eine abgeschlossene Ausbildung im Bereich Kulturmanagement, Kommunikation, Betriebswirtschaft oder einer vergleichbaren Fachrichtung
• Mehrere Jahre Berufserfahrung in einem vergleichbaren Bereich (idealerweise als Executive Assistant / Personal Assistant)
• Fließende Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Ausgeprägtes Organisationstalent und eine strukturierte Arbeitsweise
• Flexibilität und die Fähigkeit, sich schnell auf wechselnde Anforderungen und ein dynamisches Arbeitsumfeld einzustellen
• Hohe Kommunikationsfähigkeit, sowohl in der schriftlichen als auch in der mündlichen Kommunikation
• Diskretion, Zuverlässigkeit und ein hohes Maß an Verantwortungsbewusstsein

Wir bieten:
• Eine abwechslungsreiche und verantwortungsvolle Tätigkeit in einem kreativen, dynamischen Umfeld
• Enge Zusammenarbeit mit der Künstlerin sowie Einblicke in den Kunst- und akademischen Bereich
• Flexible Arbeitszeiten

Bewerbungen inkl. eines Lebenslaufs mit ausreichendem Nachweis zu bisherigen relevanten Berufserfahrungen, Sprach- und Computerkenntnissen bitte bis zum 8.12.2024 ausschließlich per E-Mail an bewerbung@heikejung.de.