Office Manager (m/w/d) - Studio Julian Charrière

Beschreibung: 

Studio Julian Charrière sucht einen Office Manager (m/w/d) in Vollzeit.

FUNKTION

Als rechte Hand des Künstlers und Studio Managers leitest und unterstützt Du unser Office-Team bei allen organisatorischen und administrativen Aufgaben.
Du bist verantwortlich für die Aufrechterhaltung und laufende Optimierung der Strukturen und Abläufe der Büroarbeit und willst aktiv an der Weiterentwicklung des Studios mitwirken.

AUFGABEN

• Du erfasst und priorisierst Aufgaben selbstständig, verteilst diese effizient innerhalb des Teams und stellst deren fristgerechte Erledigung sicher
• Pflege der Task management software, sowie des Studio Kalenders
• Betreuung von Buchhaltung, Registrar, Büroassistenten und Projektmanagern
• Du bist mitverantwortlich für das Erstellen von Budgets und deren laufende Kontrolle
• Sicherstellung der laufenden Pflege der Studio Systeme (lokaler Server, ArtButler Kunstdatenbank, Presse- und Bild-Archiv, Kontaktbuch)
• Kommunikation mit Galerien, Institutionen, Produzenten, Lieferanten, Presse
• Vor- und Nachbereitung von Meetings
• Ausstellungs- und Projektkoordination
• Updates von Website, Biographie, Press-Kits, Newslettern
• Bearbeitung von Förderanträgen
• Mitarbeit bei Publikationen

PROFIL

• Verhandlungssicher in Deutsch und Englisch
• Mindestens dreijährige Berufserfahrung in Galerie, Künstlerstudio oder als Office Manager in anderem Bereich
• Sicherer Umgang mit MacOS
• Gute Kenntnisse in Excel, Word und InDesign
• Kenntnisse in den Bereichen Fakturierung, Zollformalitäten, Versicherungen und Verträgen im Allgemeinen
• Vorausschauende Planung, sowie guter Umgang mit engen Deadlines und kurzfristigen Änderungen
• Klare und effiziente Kommunikation
• Interesse an zeitgenössischer Kunst

KONDITIONEN

• Vollzeit (Montag-Freitag), unter Umständen flexibel für die richtige Person
• Gehalt nach Erfahrung und Kompetenz

BEWERBUNG

Bitte richte Deine aussagekräftige Bewerbung inkl. Lebenslauf und Motivationsschreiben an:

David Schlechtriem (david@julian-charriere.net)

Angaben zum Unternehmen
Unternehmen
Studio Julian Charrière
Ansprechpartner
David Schlechtriem
Adressdaten
Bessemerstrasse 2-14
 
D
12103
Berlin
Telefon
E-Mail
david@julian-charriere.net
Angaben zur ausgeschriebenen Stelle
Stellentyp
Vollzeit
Antrittstermin
15.08.2019
Besondere Anforderungen